Διασύνδεση Eshop με ERP: Ο Απόλυτος Οδηγός

Η διασύνδεση του E-shop με το Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERP) αποτελεί ένα κρίσιμο βήμα για κάθε επιχείρηση που επιδιώκει να βελτιστοποιήσει τη λειτουργία της και να αξιοποιήσει στο έπακρο τις δυνατότητες της ψηφιακής εποχής. Η τεχνολογική ενοποίηση αυτών των δύο συστημάτων δεν αποτελεί απλώς μια τάση, αλλά μια στρατηγική αναγκαιότητα για την επίτευξη λειτουργικής αποδοτικότητας και την ενίσχυση της ανταγωνιστικότητας. Στόχος αυτού του οδηγού είναι να παρέχει μια ολοκληρωμένη επισκόπηση της διαδικασίας διασύνδεσης του E-shop με το ERP, αναλύοντας τα οφέλη, τις προκλήσεις και τις βέλτιστες πρακτικές που διέπουν αυτή τη σημαντική επιχειρηματική διαδικασία. Θα εξετάσουμε τους τρόπους με τους οποίους η ενοποίηση μπορεί να οδηγήσει σε αυτοματισμό διαδικασιών, μείωση ανθρώπινων σφαλμάτων και παροχή άμεσης πληροφόρησης σε πραγματικό χρόνο.

Χρειάζονται όλοι τη σύνδεση eshop με erp; 

Η απάντηση είναι φυσικά όχι καθώς η διασύνδεση ενός e-shop με ένα σύστημα enterprise resource planning (ERP) δεν είναι πάντα απαραίτητη, ιδίως όταν πρόκειται για μικρότερα ηλεκτρονικά καταστήματα. Για τα μικρά καταστήματα, που ενδεχομένως να έχουν λιγότερες παραγγελίες την ημέρα, η διαχείριση των διαδικασιών μπορεί να διεκπεραιώνεται χωρίς τη βοήθεια ενός Εμπορικού προγράμματος, διατηρώντας έτσι το κόστος σε χαμηλότερα επίπεδα. Ωστόσο, όταν ένα e-shop μεγαλώσει, δηλαδή φτάσει τις 20 ή 30 παραγγελίες ανά ημέρα, τότε η διασύνδεση με ένα σύστημα ERP μπορεί να αποδειχθεί εξαιρετικά ωφέλιμη.

Η σύνδεση αυτή, σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης, συμβάλλει στη μείωση του χρόνου εκτέλεσης των διαδικασιών, καθώς αυτοματοποιεί πολλές από τις καθημερινές λειτουργίες. Αυτό επιτρέπει στον επιχειρηματία να ασχοληθεί με πιο στρατηγικά και σημαντικά ζητήματα, απομακρύνοντας την καθημερινή ενασχόληση από τις απλές επιχειρησιακές λειτουργίες π.χ η αλλαγή τιμών σε δύο σημεία. Επομένως, η επιλογή για διασύνδεση εξαρτάται από τις συγκεκριμένες απαιτήσεις και τον όγκο εργασίας του εκάστοτε συστήματος ηλεκτρονικού εμπορίου, αλλά σε περιπτώσεις όπου το e-shop αναπτύσσεται, μπορεί να γίνει ένα απαραίτητο εργαλείο για τη βελτίωση της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας της επιχείρησης.

Γιατί να συνδέσετε τα ηλεκτρονικά κατάστηματα σας με συστήματα ERP;

Παρακάτω θα αναλύσουμε γιατί να συνδέσετε το ηλεκτρονικό σας κατάστημα με το ERP σας. Η σύνδεση αυτή παρέχει πολλαπλά οφέλη, με ένα από τα πιο σημαντικά να είναι η καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών. Όταν οι πληροφορίες σχετικά με τις παραγγελίες, την αποθήκη και την τιμολόγηση είναι άμεσα διαθέσιμες, οι πελάτες μπορούν να λαμβάνουν γρήγορες και ακριβείς απαντήσεις στις ερωτήσεις τους, βελτιώνοντας την ικανοποίησή τους και ενισχύοντας τη φήμη της επιχείρησης.

Η αυτόματη ανανέωση αποθεμάτων είναι ένα άλλο πλεονέκτημα που δεν μπορεί να παραβλεφθεί. Η σύνδεση με το ERP επιταχύνει επίσης τη διαδικασία γρηγορότερης εισαγωγής προϊόντων, καθώς οι πληροφορίες μπορούν να μεταφέρονται εύκολα και με ακρίβεια. Επιπλέον, μεγαλώνοντας την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών, οι επιχειρήσεις μπορούν να μειώσουν το κόστος λειτουργίας και να βελτιστοποιήσουν την απόδοσή τους. Τέλος, η άμεση δημιουργία παραγγελιών και παραστατικών επιτρέπει την απρόσκοπτη διαχείριση παροχών και αυξάνει την ταχύτητα εξυπηρέτησης παραγγελιών. Πάμε να τα δούμε αναλυτικά παρακάτω όλα ένα ένα

Πώς βελτιώνει την εξυπηρέτηση πελατών;

Η σύνδεση του online καταστήματος με το Εμπορικό πρόγραμμα βελτιώνει σημαντικά την εξυπηρέτηση πελατών, παρέχοντας μία ολιστική προσέγγιση στις συναλλαγές. Οι πελάτες απολαμβάνουν τη δυνατότητα άμεσης πρόσβασης σε πληροφορίες παραγγελίας και καλύτερη εξυπηρέτηση λόγω της ακριβούς παρακολούθησης των αγορών τους. H αυτοματοποίηση της τιμολόγησης και της διαχείρισης πελατολογίου εξασφαλίζει ομαλή λειτουργία και αυξάνει την ικανοποίηση των πελατών, ενισχύοντας με αυτόν τον τρόπο την πιστότητα προς το κατάστημα. Η εξυπηρέτηση πελατών μπορεί άμεσα να βρει οποιαδήποτε πληροφορία για τη παραγγελία και να εξυπηρετήσει γρηγορότερα τους πελάτες για παλιές και νέες παραγγελίες.

Αυτοματοποίηση διαχείρισης αποθεμάτων

Η αυτοματοποίηση διαχείρισης αποθεμάτων αποτελεί κρίσιμο στοιχείο στη λειτουργία ενός online καταστήματος όταν αυτό συνδέεται με ένα εμπορικό πρόγραμμα. Είναι ίσως το πιο σημαντικό αφού οι διαθέσιμες ποσότητες ειναι συνεχώς ενημερωμένες και έτσι ο πελάτης βλέπει τη πραγματική εικόνα της διαθεσιμότητας. Με αυτόν τον τρόπο, αποφεύγονται οι ακυρομένες παραγγελίες και η επιχείρηση δεν ξοδεύει ασκόπως το προϋπολογισμό της σε διαφήμσιη προϊόντων σε google και facebook ads που μπορεί να έχουν χαμηλή ποσότητα ή εξαντλήθηκαν.

Επιπλέον, η ακριβής διαχείριση των αποθεμάτων είναι ζωτικής σημασίας όταν το ηλεκτρονικό κατάστημα είναι συνδεδεμένο σε μεγαλύτερες πλατφόρμες, όπως το Skroutz. Σημαντικό ειναι όταν το eshop είναι συνδεδεμένο σε marketplaces όπως το skroutz καλάθι, δεδομένου ότι οι ακυρώσεις παραγγελιών μπορεί να έχουν αρνητικές συνέπειες, περιλαμβάνοντας ποινές η και χρεώσεις. Έτσι, η αυτοματοποιημένη διαχείριση αποθεμάτων συμβάλλει όχι μόνο στην εξυπηρέτηση πελατών, αλλά και στη διατήρηση μιας ομαλής και βιώσιμης ενεργειακής αλυσίδας εντός του επιχειρηματικού περιβάλλοντος.

Αυτόματη ανανέωση τιμών στο eshop σας

Σε έναν κόσμο όπου οι τιμές αλλάζουν συνεχώς, το να μην είναι ανανεωμένες οι τιμές στο online κατάστημα και στο εμπορικό πρόγραμμα ταυτόχρονα μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικές απώλειες. Αυτό το θέμα είναι ιδιαίτερα σημαντικό, καθώς οι επιχειρήσεις χρειάζονται ταχύτητα και ακρίβεια στις αλλαγές των τιμών για να παραμείνουν ανταγωνιστικές στην αγορά.

Η αυτόματη ανανέωση τιμών στο eshop σας επιτυγχάνει ακριβώς αυτό, επιτρέποντας να επωφεληθείτε από τις ευκαιρίες της αγοράς και να αποφύγετε απώλειες. Το να αλλάζεις τιμές σε ένα μόνο σημείο και όχι και στο eshop και στο εμπορικό πρόγραμμα είναι τεράστιο ζήτημα, καθώς μπορεί να σημαίνει ότι χάνετε κρίσιμες πωλήσεις ή ότι υποβάλλετε τον πελάτη σε λανθασμένες πληροφορίες.

Συνεπώς, η γρήγορη αλλαγή τιμών μπορεί να οδηγήσει σε άμεση πώληση ή να αποτρέψει το χάσιμο χρημάτων, ενισχύοντας την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα της επιχείρησής σας.

Άμεση δημιουργία παραγγελιών και παραστατικών στο erp

Η άμεση δημιουργία παραγγελιών και παραστατικών στο εμπορικό σύστημα προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα στην οργάνωση των επιχειρησιακών διαδικασιών. Κάθε φορά που μια παραγγελία γίνεται, μεταφέρεται άμεσα στο ERP, χωρίς να απαιτείται η επαναλαμβανόμενη καταχώρηση των στοιχείων του πελάτη και των προϊόντων που παρήγγειλε. Αυτό μειώνει τον χρόνο ενσωμάτωσης δεδομένων και μειώνει τις πιθανότητες σφάλματος κατά την καταχώρηση των στοιχείων.

Επιπλέον, όλες οι παραγγελίες καταχωρούνται μαζί με τις παραγγελίες του φυσικού καταστήματος, προσφέροντας μια συνολική εικόνα των πωλήσεων σε ένα μόνο σημείο. Αυτή η κεντρικοποιημένη διαχείριση επιτρέπει καλύτερη παρακολούθηση και ανάλυση των πωλήσεων και διευκολύνει τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων. Με αυτόν τον τρόπο, οι επιχειρήσεις μπορούν να βελτιώσουν την αποδοτικότητα των διαδικασιών τους και να ανταποκριθούν πιο άμεσα στις ανάγκες της αγοράς, εξασφαλίζοντας καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών τους και διατήρηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος.

Μεγαλώνοντας την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών

Στο σημερινό ανταγωνιστικό περιβάλλον, η πλήρης ενσωμάτωση μεταξύ των λειτουργιών ενός eshop και ενός ERP συστήματος μπορεί να αποτελέσει καθοριστικό παράγοντα για την αύξηση της παραγωγικότητας και την βελτιστοποίηση των συνολικών επιχειρησιακών διαδικασιών. Η διασύνδεση αυτών των συστημάτων επιτρέπει την άμεση και σωστή ροή πληροφορίας, δίνοντας τη δυνατότητα για γρήγορες και ενημερωμένες αποφάσεις. Επιπλέον, μειώνονται τα περιθώρια ανθρώπινου λάθους και βελτιώνεται η εμπειρία του πελάτη, ενισχύοντας την ανταγωνιστικότητα και την ανάπτυξη της επιχείρησης. Συνεπώς, η ενσωμάτωση αυτή αποτελεί ένα σημαντικό βήμα προς την επίτευξη επιχειρησιακής αριστείας.

Πώς γίνεται η σύνδεση e-shop με ERP;

Αρχικά, απαιτείται η ανάλυση των απαιτήσεων της επιχείρησης με στόχο την ολοκληρωμένη ενσωμάτωση των δύο συστημάτων και αυτό είναι συνήθως που παραλείπεται και έτσι υπάρχουν τα περισσότερα λάθη. Πρέπει να γνωρίζουμε ποια ειναι σημαντικά δεδομένα να μεταφέρονται μεταξύ των συστημάτων; Στη συνέχεια, προχωράμε στην ανάπτυξη και εγκατάσταση της κατάλληλης διεπαφής, η οποία επιτρέπει την ανταλλαγή δεδομένων σε πραγματικό χρόνο. Η συντήρηση της σύνδεσης διασφαλίζει την ομαλή λειτουργία του e-shop, εναρμονίζοντας τις πωλήσεις με τις αποθηκευμένες πληροφορίες του ERP.

Βήματα για την διασύνδεση e-shop με ERP

Τα βήματα είναι κυρίως 4. Αρχικά, η διασύνδεση ενός e-shop με ένα ERP απαιτεί την καταγραφή των απαιτήσεων. Η διαδικασία αυτή είναι κρίσιμη προκειμένου να αποφευχθεί η μεταφορά άχρηστων πληροφοριών, οι οποίες όχι μόνο δεν προσφέρουν αξία, αλλά απαιτούν και επιπλέον πόρους σε development ή σε υπολογιστική ισχύ (server) . Είναι σημαντικό να καθοριστεί ποιες ακριβώς πληροφορίες είναι απαραίτητες ώστε να διασφαλιστεί η αποτελεσματική λειτουργία της διασύνδεσης.

Έπειτα, ο μηχανογράφος έχει την ευθύνη να παρέχει τις απαιτούμενες πληροφορίες σε μορφή που μπορεί να εισαχθεί στο ηλεκτρονικό κατάστημα. Η πιο ενδεδειγμένη προσέγγιση συχνά είναι η χρήση ενός API, το οποίο επιτρέπει τη συνεχή και αυτοματοποιημένη ενημέρωση. Ωστόσο, σε περιπτώσεις όπου το API δεν είναι εφικτό, μπορεί να χρησιμοποιηθεί XML που θα αποστέλλεται σε κάποιο απομακρυσμένο σημείο ή με κάποιο excel. Φυσικά θα πρέπει με κάποιο τρόπο να δημιουργηθεί και η ανάποδη διαδρομή αυτή της αποστολής παραγγελίας απο το κατάστημα στο εμπορικό πρόγραμμα.

Ακολούθως, οι πληροφορίες πρέπει να εισαχθούν στο e-shop και να καθοριστεί ένα χρονικό όριο ενημέρωσης. Για παράδειγμα, η ενημέρωση θα μπορούσε να πραγματοποιείται ανά τρεις ώρες, διασφαλίζοντας ότι το e-shop έχει πάντα τα πιο ενημερωμένα δεδομένα, χωρίς περιττές καθυστερήσεις. Αυτό ειναι δουλειά της εταιρεία που κατασκεύασε το eshop. Για παράδειγμα στη WebMate αυτό γίνεται απο εμάς με τη βοήθεια AJax έτσι ώστε να ειναι ασύγχρονη και χωρίς καθυστέρηση η διαδικασία της ενημέρωσης ή της αποστολής πληροφοριών.

Τέλος, αν και είναι το τελευταίο βήμα, η βελτιστοποίηση της διασύνδεσης είναι ιδιαίτερα σημαντική. Ο λόγος είναι ότι μπορεί να παρατηρηθούν καθυστερήσεις σε ορισμένα σημεία ενημέρωσης. Για παράδειγμα, αντί να ενημερώνονται όλα τα προϊόντα, μπορεί να είναι πιο αποδοτικό να ενημερώνονται μόνο όσα προΐόντα έχουν υποστεί κάποια αλλαγή. Έτσι επιτυγχάνεται ταχύτερη επεξεργασία και αποφεύγεται η υπερφόρτωση των συστημάτων.

Προσοχή καμία διασύνδεση δεν είναι ίδια με κάποια άλλη και γι αυτό δεν μπορούμε να μπούμε σε ποιο τεχνικά θέματα αφού παίζουν ρόλο το cms του eshop αλλά και το ποιο είναι το εμπορικό πρόγραμμα.

Λύσεις ERP για το ηλεκτρονικό κατάστημα σας

Υπάρχουν πάρα πολλές λύσεις για εμπορικά προγράμματα, από μεγάλες έως μικρές, που ανταποκρίνονται στις ανάγκες διαφορετικών επιχειρήσεων. Το πιο γνωστό παγκοσμίως είναι το SAP, το οποίο όμως ενδείκνυται κυρίως για μεγάλες επιχειρήσεις, λόγω της σύνθετης δομής και του υψηλού κόστους εγκατάστασης και συντήρησης.

Για μικρομεσαίες επιχειρήσεις, είναι περισσότερο διαδεδομένα το SoftOne και το εμπορικό πρόγραμμα της EpsilonNet, που προσφέρουν ευελιξία και προσαρμοστικότητα ανάλογα με τις ανάγκες της κάθε επιχείρησης.

Η SingularLogic είναι επίσης γνωστή για τις λύσεις ERP που προσφέρει, με κάθε σύστημα να έχει τα δικά του πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Η επιλογή της κατάλληλης λύσης εξαρτάται από το είδος και τις ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης.

Προσαρμογή του ERP σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησής σας

Η καθε επιχείρηση ειναι διαφορετική, και συνεπώς η προσαρμογή ενός συστήματος ERP ανάλογα με τις συγκεκριμένες ανάγκες και στόχους της είναι ουσιώδης για την επιτυχία της. Σε αυτό το πλαίσιο, η επιλογή του σωστού εμπορικού προγράμματος αποτελεί κρίσιμη απόφαση που μπορεί να επηρεάσει την αποδοτικότητα και την ανάπτυξη ενός οργανισμού.

Το πόσο μεγάλη ή μικρή είναι μια επιχείρηση, καθώς και οι μοναδικές διαδικασίες της, καθορίζουν σε μεγάλο βαθμό τις απαιτήσεις για την υλοποίηση και την ενσωμάτωση του ERP. Μια προσαρμοσμένη προσέγγιση επιτρέπει την καλύτερη ενσωμάτωση των τρεχόντων συστημάτων και διεργασιών, παρέχοντας ευελιξία και βελτιστοποίηση των πόρων. Με την κατάλληλη προσαρμογή του ERP, οι επιχειρήσεις μπορούν να επιτύχουν ουσιαστική βελτίωση στη ροή εργασιών, μειώνοντας τα κόστη και αυξάνοντας την αποδοτικότητα, οδηγώντας τελικά σε βιώσιμη ανάπτυξη.

Άλλες λειτουργίες της σύνδεσης e-shop με ERP που είναι δημοφιλείς;

Η σύνδεση ενός ηλεκτρονικού shop με το εμπορικό σύστημα μπορεί να επεκταθεί σε διάφορες παραμέτρους, βελτιώνοντας την αποδοτικότητα των επιχειρήσεων. Θα δούμε παρακάτω άλλες λειτουργίες που μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρηση να αναπτύξει πιο αποτελεσματικές διαδικασίες.

Αποστολή αυτόματων ενημερώσεων στους πελάτες

Η αποστολή αυτόματων ενημερώσεων στους πελάτες είναι μια πρακτική που βελτιώνει την εμπειρία των πελατών και την ικανοποίησή τους. Με τη μια τέτοια διασύνδεση, μπορεί να γίνει άμεσα αυτοματοποίηση ενημερώσεων στους πελάτες για οποιαδήποτε εξέλιξη της παραγγελίας. Αυτή η διαδικασία όχι μόνο μειώνει τις καθυστερήσεις στην ενημέρωση αλλά και ενισχύει τη σχέση εμπιστοσύνης με τους πελάτες.

Διαχείριση και παρακολούθηση της παραγγελίας

Η διασύνδεση του online eshop με το εμπορικό προγγραμα επιτρέπει την αποτελεσματική παρακολούθηση της παραγγελίας σε κάθε της στάδιο. Με αυτόν τον τρόπο, οι επιχειρήσεις έχουν τη δυνατότητα να παρέχουν περισσότερα σημεία ελέγχου, προσφέροντας πληροφόρηση τόσο στον τελικό πελάτη όσο και στην ομάδα customer support. Όταν οι πελάτες ενημερώνονται άμεσα για την κατάσταση της παραγγελίας τους, ενισχύεται η διαφάνεια και αυξάνεται η ικανοποίησή τους.

Παράλληλα, η υποστήριξη πελατών μπορεί να αναλάβει πιο ενεργό ρόλο, απαντώντας σε ερωτήματα και επιλύοντας πιθανά προβλήματα άμεσα. Τέτοιες βελτιώσεις οδηγούν σε άψογη εξυπηρέτηση και συμβάλλουν στην οικοδόμηση μακροχρόνιων σχέσεων πελατείας.

Report και καλύτερη λήψη αποφάσεων 

Η σημασία της διασύνδεσης ενός eshop με ένα ERP έγκειται στο γεγονός ότι συγκεντρώνει όλα τα δεδομένα της επιχείρησης σε ένα ενιαίο σημείο. Αυτό το χαρακτηριστικό καθιστά την διαχείριση δεδομένων πιο αποτελεσματική, επιτρέποντας την παραγωγή πιο σωστών και άμεσων report που ενισχύουν τη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Η συγκέντρωση των επιχειρηματικών δεδομένων σε ένα ενιαίο σύστημα σημαίνει ότι οι διαχειριστές έχουν πρόσβαση σε κρίσιμες πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο. Αυτό διευκολύνει τη δημιουργία αναφορών που αντικατοπτρίζουν την τρέχουσα κατάσταση της επιχείρησης και παρέχουν μία βάση για σωστή λήψη αποφάσεων.

Επιπλέον, η ενοποίηση συστημάτων περιορίζει την πιθανότητα λαθών που προέρχονται από χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων και ενισχύει την αξιοπιστία των πληροφοριών. Ως εκ τούτου, η ενσωμάτωση ενός eshop με ένα ERP όχι μόνο αυξάνει την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα αλλά και βελτιστοποιεί την στρατηγική κατεύθυνση της εταιρείας.